Role Admin
Akses Penuh — Kelola SistemAdmin mengelola seluruh aspek aplikasi: pengguna, master data, duty manager, pengaturan perusahaan, periode akuntansi, dan monitoring sistem.
Panduan Langkah demi Langkah
1 Membuat User Baru
Buka menu Manajemen Pengguna → Daftar Pengguna, klik Buat, isi nama lengkap, username (unik, tidak bisa diubah), role, dan password (minimal 8 karakter, mengandung huruf dan angka). User akan diminta mengganti password pada login pertama.
2 Mengaktifkan / Nonaktifkan User
Di tabel pengguna, klik aksi Nonaktifkan pada user yang ingin dinonaktifkan. User tidak akan bisa login kecuali diaktifkan kembali. Status aktif/nonaktif tampil sebagai ikon centang atau silang.
3 Reset Password User
Buka detail user, klik Edit, masukkan password baru di kolom Password (kosongkan jika tidak ingin mengubah). Konfirmasi password wajib diisi saat mengganti. User akan dimaksa ganti password pada login berikutnya.
4 Menambah Duty Manager
Buka Duty Manager, klik Buat, isi nama dan maskapai. Duty manager ditampilkan pada form AWB untuk memilih penanggung jawab operasional.
5 Mengelola Periode Akuntansi
Buka Periode Akuntansi, buka periode baru sebelum bulan berjalan. Periode yang sudah ditutup (fiscal year closing) tidak bisa diubah. Tutup periode hanya setelah semua laporan selesai.
6 Melihat Audit Trail
Buka Audit Trail untuk melihat seluruh aktivitas pengguna: siapa yang membuat/mengubah/hapus data, kapan, dan perubahan apa yang terjadi. Filter by user, model, atau rentang tanggal.
FAQ — Admin
? Bagaimana jika lupa password admin?
Reset password melalui baris perintah (artisan) atau database langsung. Setelah reset, user akan dimaksa mengganti password pada login pertama. Jangan pernah kirim password melalui WhatsApp/email tanpa enkripsi.
? Berapa role yang tersedia?
Ada 5 role: Admin, Data Loader, Kasir, Finance, dan Eksekutif Auditor. Setiap role memiliki akses menu dan halaman yang berbeda-beda.
? Bagaimana cara menutup periode akuntansi?
Pastikan semua laporan (trial balance, neraca, laba rugi) sudah finalized. Buka Penutupan Tahun Buku, pilih periode yang akan ditutup, dan konfirmasi. Proses ini tidak bisa dibatalkan.
Role Data Loader
Operasional — Input Data AwalData Loader menangani seluruh input data operasional: SMU, kargo, screening, CSD, BTB, dan STK. Data yang dimasukkan menjadi fondasi bagi proses invoice dan akuntansi.
Panduan Langkah demi Langkah
1 Input SMU
Buka SMU, klik Buat. Isi nomor AWB/SMU, maskapai, nomor penerbangan, tanggal terbang, origin, dan destination. Nomor SMU di-generate otomatis per periode (format YYMM).
2 Input Kargo
Buka Kargo, klik Buat. Pilih SMU, isi jumlah koli dan berat aktual. Billing weight akan dihitung otomatis: mengambil nilai terbesar antara berat aktual atau 10 kg. Kargo siap untuk screening setelah data tersimpan.
3 Screening
Buka Screening, lalu pilih H-AWB yang akan disaring. Screening dilakukan per H-AWB — satu H-AWB = satu record screening — jadi setiap H-AWB dalam satu AWB disaring sendiri-sendiri. Tombol Mulai mencatat jam mulai screening untuk board publik.
Pilih metode screening: XRY (X-Ray), PHYSIC (Random Physically Check 10%), ETD, atau EDD (Explosive Dog Detection). Isi nomor seal dan pilih petugas Avsec aktif sebagai penandatangan, lalu tentukan hasil: PASS atau FAIL.
Hasil PASS langsung menerbitkan CSD untuk H-AWB tersebut. Hasil FAIL hanya menolak H-AWB itu — H-AWB lain dalam AWB yang sama tetap bisa di-screening dan menerbitkan CSD sendiri.
4 Terbit CSD
Halaman CSD hanya untuk melihat dan mencetak — CSD tidak dibuat manual dari sana. CSD terbit otomatis saat screening H-AWB menghasilkan PASS, atau lewat tombol "Terbitkan CSD" di halaman Screening untuk H-AWB yang sudah lolos. Satu CSD = satu H-AWB; beberapa H-AWB bisa dipilih sekaligus. Nomor CSD di-generate otomatis. CSD adalah dokumen wajib sebelum kargo bisa dibuat BTB.
5 Buat BTB
Buka BTB, klik Buat. Pilih CSD yang sudah terbit. BTB adalah dokumen pengeluaran kargo dari area bonded. Cetak BTB untuk dicetak via printer dot-matrix.
6 Buat STK
Buka STK, klik Buat. Pilih BTB yang sudah dibuat. STK (Surat Tanda Kembali) menandakan kargo keluar dari bandara. Setelah STK, kargo siap untuk di-invoice oleh Kasir.
7 Finalisasi STK & Assign Driver
Di halaman Operasional → STK (Serah Terima Kargo), klik Finalisasi STK pada baris STK draft. STK yang sudah difinalisasi tidak bisa diubah lagi. Setelah itu klik Assign Driver dan pilih driver yang akan membawa kargo ke lini 1.
8 Konfirmasi Berangkat — Ceklist Dokumen
Klik Konfirmasi Berangkat pada STK yang sudah FINALIZED dan belum berangkat. Muncul modal berisi Document Checklist — centang kelengkapan dokumen sebelum kargo diberangkatkan:
- AWB lengkap — wajib
- CSD issued — wajib
- DO / STK — wajib
- PTI (Pemberitahuan Tentang Isi) — wajib
- Shipdeck — khusus kargo DG, dicentang jika ada
- Surat Karantina — khusus makhluk hidup, dicentang jika ada
Empat dokumen pertama wajib — sistem menolak konfirmasi jika ada yang belum dicentang. Setelah berhasil, stamp waktu konfirmasi tercatat otomatis dan ditayangkan di kolom Departure pada TV board & board2.
9 Konfirmasi Sampai Lini 1
Setelah kargo tiba di lini 1, klik Konfirmasi Sampai Lini 1 pada STK yang sudah berangkat. Stamp waktu konfirmasi tercatat otomatis dan ditayangkan di kolom Arrival pada TV board & board2, sehingga customer bisa melihat jam kargo sampai. Status delivery berubah menjadi delivered.
FAQ — Data Loader
? Bagaimana jika kargo tidak muat di satu kendaraan?
Gunakan fitur Split CSD. Setelah CSD pertama terbit, buka menu Screening, pilih H-AWB yang sudah punya CSD, lalu klik tombol kuning "Terbitkan CSD Split" pada baris H-AWB itu. Split bersifat per H-AWB — H-AWB lain dalam AWB yang sama punya tombol split dan CSD sendiri. Form akan otomatis mengisi data screening dari CSD terakhir milik H-AWB tersebut, jadi Anda hanya perlu mengisi:
- Nomor segel baru — segel untuk kendaraan kedua
- Kendaraan baru — pilih dari master kendaraan aktif
- Koli yang di-cover — jumlah koli di kendaraan ini
- Berat yang di-cover — berat aktual kargo di kendaraan ini
- Alasan split — opsional, maksimal 500 karakter (contoh: "Kargo split ke kendaraan kedua karena volume berlebih")
CSD split akan mendapatkan nomor baru dengan label "CSD 2/3" (urutan/jumlah). Semua CSD untuk H-AWB yang sama dapat dilihat di halaman detail CSD maupun di view STK. Alasan split dicatat di audit trail jika diisi.
Nomor dokumen (SMU, CSD, BTB, STK) di-generate otomatis berdasarkan periode dan tidak bisa diubah manual untuk menjaga konsistensi dan audit.
? Bagaimana jika ada kesalahan input screening?
Gunakan tombol "Reversal Screening" pada baris H-AWB di halaman Screening (terbuka untuk Data Loader). Screening H-AWB itu dikembalikan ke Menunggu Screening dan bisa di-screening ulang; record lama diarsipkan, bukan dihapus, sehingga jejak audit tetap utuh. Isikan alasan reversal minimal 10 karakter.
Jika screening sudah menghasilkan CSD, CSD tersebut harus di-void terlebih dahulu — sistem menolak reversal selama H-AWB masih punya CSD aktif.
? Apa yang terjadi jika dokumen wajib tidak dicentang saat Konfirmasi Berangkat?
Konfirmasi berangkat ditolak sistem. Dokumen wajib — AWB, CSD, STK/DO, dan PTI — harus dicentang semua sebelum kargo bisa diberangkatkan. Shipdeck (kargo DG) dan Surat Karantina (makhluk hidup) dicentang sesuai jenis kargo, tidak wajib.
Role Kasir
Keuangan — Arus Kas & InvoiceKasir menangani finalisasi invoice, kwitansi pembayaran, dan penalti MQC. Setiap transaksi tercatat otomatis ke jurnal akuntansi.
Panduan Langkah demi Langkah
1 Melihat AWB Siap Invoice
Buka Invoice — tabel menampilkan AWB yang sudah memiliki STK dan siap ditagih. Status: Draft (belum final), Finalized (sudah final, nomor fixed), Void (dibatalkan).
2 Membuat & Finalisasi Invoice
Klik Buat Invoice, pilih AWB yang siap. Nomor invoice di-generate otomatis per periode (contoh: INV-2607 untuk Juli 2026). Klik Finalisasi untuk mengunci nomor dan mengirim ke akuntansi. Invoice yang sudah finalized tidak bisa diubah.
3 Membuat Kwitansi
Buka Kwitansi, klik Buat. Pilih invoice yang sudah finalized. Kwitansi mencatat pembayaran dan secara otomatis membuat entri jurnal ke akun kas/bank.
4 Invoice Mingguan
Invoice mingguan adalah rekap invoice untuk pelanggan yang ditagih secara mingguan. Pilih rentang tanggal dan pelanggan untuk membuat rekap.
5 Menambah Penalti MQC
Buka Penalti MQC, klik Buat. Isi nominal penalti dan pilih invoice terkait. Penalti akan tercatat sebagai pengurang pendapatan.
FAQ — Kasir
? Apakah invoice yang sudah finalized bisa diubah?
Tidak. Invoice yang sudah finalized (nomor sudah di-lock) tidak bisa diubah. Jika ada kesalahan, invoice harus di-void terlebih dahulu dan dibuat invoice baru.
? Bagaimana cara mencetak kwitansi?
Buka detail kwitansi, klik Cetak. Halaman cetak akan terbuka di tab baru — tekan Ctrl+P atau klik Print di browser. Layout cetak sudah dikonfigurasi oleh Admin.
Role Finance
Akuntansi — Laporan & KepatuhanFinance mengelola akun perkiraan, jurnal otomatis, aset tetap, laporan keuangan, dan penutupan periode akuntansi.
Panduan Langkah demi Langkah
1 Setup Akun Perkiraan & Opening Balance
Buka Akun Perkiraan, buat chart of accounts (kode, nama, tipe). Kemudian buka Saldo Awal untuk memasukkan saldo debet/kredit per akun di awal periode. Opening balance hanya boleh diinput pada periode pertama.
2 Konfigurasi Account Posting Mapping
Buka Mapping Posting Akun. Tentukan akun debit dan kredit untuk setiap jenis transaksi: invoice (pendapatan), kwitansi (kas/bank), penalti MQC, bill vendor, depresiasi. Mapping ini menentukan jurnal mana yang dibuat otomatis.
3 Input Bill Vendor
Buka Bill Vendor, klik Buat. Pilih vendor, isi nomor invoice vendor, tanggal, jatuh tempo, deskripsi, dan rincian nominal. Bill vendor akan membuat jurnal utang usaha (ap) otomatis.
4 Aset Tetap & Depresiasi
Buka Aset Tetap, input data aset (nama, kode, harga perolehan, masa manfaat, metode depresiasi). Jalankan Depresiasi untuk menghitung dan mencatat depresiasi bulanan secara bulk.
5 Menjalankan Laporan Keuangan
Buka Laporan Keuangan untuk mengakses:
- Trial Balance — daftar saldo semua akun
- Buku Besar — detail mutasi per akun
- Neraca — aset, liabilitas, ekuitas
- Laba Rugi — pendapatan vs beban
- Arus Kas — inflow/outflow kas
- Aging Piutang — umur piutang pelanggan
6 Penutupan Tahun Buku
Buka Penutupan Tahun Buku, pilih periode yang akan ditutup. Sistem akan membuat jurnal penutupan otomatis (close revenue/expense ke retained earnings). Proses ini tidak bisa dibatalkan — pastikan semua laporan sudah di-review.
FAQ — Finance
? Apakah jurnal dibuat otomatis?
Ya. Setiap transaksi (invoice, kwitansi, bill vendor, depresiasi, penalti) secara otomatis membuat entri jurnal berdasarkan Account Posting Mapping yang telah dikonfigurasi.
? Bagaimana jika ada jurnal yang salah?
Jurnal yang berasal dari transaksi (invoice, kwitansi) tidak bisa diedit langsung. Perbaiki data sumber (misal: edit kwitansi) dan sistem membuat koreksi jurnal. Jurnal manual bisa dibuat jika diperlukan.
Role Eksekutif Auditor
Read-Only — Audit & KepatuhanAuditor memiliki akses baca-only ke seluruh data sistem. Tidak bisa membuat, mengubah, atau menghapus data apapun — hanya melihat dan mengekspor.
Fitur yang Tersedia
1 Melihat Audit Trail
Akses Audit Trail untuk melihat seluruh riwayat aktivitas: siapa yang melakukan apa, kapan, dan perubahan detail apa yang terjadi. Filter by model, user, atau rentang tanggal.
2 Export Global Audit
Buka Export Audit Global, pilih rentang tanggal dan model yang ingin diekspor. Sistem menghasilkan file Excel dengan semua data dan riwayat perubahan untuk keperluan audit eksternal.
3 Melihat Laporan Tahunan
Buka Laporan Tahunan untuk melihat ringkasan laporan keuangan (neraca, laba rugi, arus kas) dalam format tahunan. Data diambil langsung dari sistem — tidak perlu rekonsiliasi manual.
FAQ — Auditor
? Apakah Auditor bisa mengedit data?
Tidak. Role Eksekutif Auditor murni read-only. Semua tombol edit/hapus disembunyikan, dan upaya API write akan ditolak oleh AuditorGuard. Auditor hanya bisa melihat dan mengekspor data.
? Bagaimana cara melaporkan temuan audit?
Export data yang dibutuhkan via Export Audit Global, lalu kirim file Excel kepada Admin atau Finance untuk ditindaklanjuti. Semua temuan tercatat di luar sistem (tidak ada modul "temuan audit" di dalam aplikasi).
Pertanyaan Umum — Semua Role
? Login pertama wajib ganti password?
Ya. Setiap user baru akan melihat halaman Ganti Password pada login pertama. Password harus minimal 8 karakter dan mengandung huruf serta angka. Setelah diganti, user bisa mengakses panel.
? Lupa password — bagaimana reset?
Hubungi Admin untuk melakukan reset password. Admin bisa mengedit user dan memasukkan password baru. User akan dimaksa mengganti password pada login berikutnya.
? Zona waktu aplikasi menggunakan mana?
Aplikasi menggunakan zona waktu WIB (Asia/Jakarta, UTC+7). Semua timestamp — created_at, tanggal dokumen, laporan — disimpan dan ditampilkan dalam WIB.
? Nomor dokumen (SMU, CSD, Invoice) di-generate otomatis?
Ya. Nomor dokumen di-generate otomatis per periode YYMM (contoh: INV-2607 untuk Juli 2026). Setelah finalized, nomor tidak bisa diubah. Periode baru otomatis membuat counter dari 1.
? Apakah bisa migrasi data dari aplikasi lama?
Ya. Admin bisa menggunakan fitur impor dengan template Excel yang disediakan. Data bisa dimigrasikan secara parsial per bulan. Hubungi Admin untuk mendapatkan template dan bantuan impor.
? Siapa yang bisa melihat laporan keuangan?
Finance dan Admin bisa membuat dan melihat semua laporan keuangan. Eksekutif Auditor bisa melihat laporan dalam mode read-only.
? Bagaimana cara mencetak dokumen (BTB, STK, Invoice, Kwitansi)?
Buka detail dokumen, klik Cetak. Halaman cetak standalone terbuka di tab baru — tekan Ctrl+P untuk print. Layout cetak bisa dikonfigurasi oleh Admin di Print Layout.
? Di mana customer bisa melihat jam berangkat dan sampai kargo?
Halaman Board dan Board 2 (tampilan TV di lokasi) menampilkan status delivery secara real-time. Kolom Departure dan Arrival menayangkan stamp waktu konfirmasi yang tercatat otomatis saat operasional menekan Konfirmasi Berangkat dan Konfirmasi Sampai Lini 1 pada STK.
? Apakah data bisa di-backup?
Backup database dan file otomatis dijalankan setiap hari ke penyimpanan eksternal (Mega.nz). Admin bisa memantau status backup dan restore jika diperlukan.